Asistente Administrativo
Grand Rapids
Asistente Administrativo
Tiempo completo • Grand Rapids
Beneficios:
- Oportunidades de Prórroga
- Oportunidad de ascenso
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
- 401(k)
- Salario competitivo
Resumen
¿Eres un profesional de oficina muy trabajador? ¿Disfrutas ayudando a los demás?
Un Asistente Administrativo desempeña un papel fundamental facilitando operaciones eficientes de la oficina y asegurando una comunicación fluida con clientes, partes interesadas y miembros del equipo. Este puesto implica responsabilidades diversas, que van desde atención al cliente, programación de puestos, gestión y seguimiento de puestos, redacción de correspondencia, creación y presentación de informes y otras tareas asignadas.
Tenemos un impulso sincero hacia el objetivo de ayudar a que los daños por fuego y agua sean "¡como si nunca hubiera pasado!"
Somos una empresa familiar y con veteranos, con una cultura acogedora y enérgica.
Roles y responsabilidades principales
- Contesta teléfonos, ofrece un servicio al cliente excepcional y mantén un registro detallado de llamadas
- Coordinar horarios para optimizar la eficiencia laboral y la organización equilibrada de los trabajos
- Gestionar la Junta de Trabajo en Progreso (WIP) para mantener al personal actualizado sobre los horarios diarios y el estado del puesto
- Documentación completa del Primer Aviso de Pérdida (FNOL) con precisión
- Presupuestos completos en un plazo de 3 días desde la finalización del trabajo
- Preparar la documentación del trabajo para la tripulación/estimadores y asegurar la conversión oportuna de los presupuestos
- Supervisar la documentación de los archivos de trabajo, las comunicaciones y las actividades de subcontratistas
- Archivar y transferir fotos diariamente para los trabajos
- Mantener el cumplimiento del Acuerdo de Programas de Cuentas Nacionales (NAPA) y de los Programas de Terceros
- Gestionar la documentación de cumplimiento específica de la franquicia y hacer seguimiento de los activos fijos
- Facturar a los clientes por servicios, procesar pagos y gestionar cuentas por cobrar
- Gestiona la contabilidad diaria, prepara informes financieros y gestiona la caja pequeña
- Mantener un sistema de archivos organizado y un calendario/calendario de la empresa
- Gestionar el correo entrante/saliente, correos electrónicos y faxes, así como revisar y enrutar los boletines
- Asegura la entrega adecuada a mano de suministros de oficina y generales
- Mantener una comunicación abierta con el Director General sobre problemas, preocupaciones y necesidades
- Realizar otras tareas asignadas
Experiencia y habilidades necesarias
- Se requiere diploma de secundaria o equivalente
- Experiencia probada en puestos administrativos, preferiblemente en un entorno de oficina de ritmo acelerado
- Familiaridad con principios básicos de contabilidad, contabilidad e informes financieros
- Competencia en aplicaciones informáticas y capacidad para adaptarse a nuevas aplicaciones de software
- Excelentes habilidades de comunicación, organización y multitarea
- Atención al detalle y habilidades para resolver problemas
Requisitos físicos y de entorno laboral
Este es un papel mayormente sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, se requiere algo de archivo. Esto requeriría la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y agacharse o ponerse de pie sobre un taburete según sea necesario.
Horario laboral normal, horas adicionales y requisitos de viaje
Horario laboral normal, horas adicionales y requisitos de viaje
Este es un puesto a tiempo completo que varía entre las 7:00 y las 19:00, de lunes a viernes, con un mínimo de 40 horas semanales. Este puesto puede requerir más horas y flexibilidad en el horario según las necesidades del negocio.
Compensación: 18,00 $ - 22,00 $ la hora
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