Asistente Administrativo
Tiempo completo • Grand Rapids
Beneficios:
- Oportunidades de horas extras
- 401(k)
- Salario competitivo
- Oportunidad de avance
- Tiempo libre remunerado
- Formación y desarrollo
Resumen
¿Eres un profesional de oficina que trabaja duro? ¿Te gusta ayudar a los demás?
Un asistente administrativo juega un papel fundamental para facilitar las operaciones eficientes de la oficina y garantizar una comunicación fluida con los clientes, las partes interesadas y los miembros del equipo. Este puesto implica diversas responsabilidades, que van desde el servicio al cliente, la programación de trabajos, la gestión y el seguimiento de trabajos, la redacción de correspondencia, la creación y presentación de informes y otras tareas asignadas.
Tenemos un impulso sincero hacia el objetivo de ayudar a que el fuego y el agua dañen "¡Como si nunca hubiera sucedido!"
Somos una empresa familiar dirigida por veteranos con una cultura acogedora y enérgica.
Funciones y responsabilidades principales
- Contestar teléfonos, brindar un servicio al cliente excepcional y mantener un registro de llamadas detallado
- Coordine los horarios para optimizar la eficiencia del trabajo y la programación equilibrada del trabajo
- Administrar el tablero de trabajo en curso (WIP) para mantener al personal actualizado sobre los horarios diarios y los estados de los trabajos
- Complete la documentación del primer aviso de pérdida (FNOL) con precisión
- Completar presupuestos dentro de los 3 días posteriores a la finalización del trabajo
- Preparar la documentación del trabajo para la tripulación / estimadores y garantizar la conversión oportuna de las estimaciones
- Supervisar la documentación del archivo de trabajo, las comunicaciones y las actividades de los subcontratistas
- Archivo y transferencia de fotos diariamente para trabajos
- Mantener el cumplimiento del Acuerdo del Programa de Cuentas Nacionales (NAPA) y los Programas de Terceros
- Gestione la documentación de cumplimiento específica de la franquicia y realice un seguimiento de los activos fijos
- Facturar a los clientes por servicios, procesar pagos y administrar cuentas por cobrar
- Manejar la contabilidad diaria, preparar informes financieros y administrar la caja chica
- Mantener un sistema de archivos organizado y un calendario/horario de la empresa
- Administrar el correo saliente / entrante, el correo electrónico y los faxes, así como revisar y enrutar boletines
- Garantizar la entrega adecuada de suministros generales y de oficina
- Mantener una comunicación abierta con el Gerente General con respecto a problemas, inquietudes y necesidades
- Realizar otras tareas laborales según se le asigne
Experiencia y habilidades necesarias
- Se requiere diploma de escuela secundaria o equivalente
- Experiencia comprobada en roles administrativos, preferiblemente en un entorno de oficina de ritmo rápido
- Familiaridad con los principios básicos de contabilidad, teneduría de libros e informes financieros
- Dominio de las aplicaciones informáticas y capacidad de adaptación a las nuevas aplicaciones informáticas
- Excelentes habilidades de comunicación, organización y multitarea
- Atención al detalle y habilidades para resolver problemas
Requisitos físicos y del entorno de trabajo
Este es un papel en gran medida sedentario en un entorno de oficina. Sin embargo, se requiere cierta presentación. Esto requeriría la capacidad de levantar archivos, abrir archivadores y doblarse o pararse en un taburete según sea necesario.
Horas de trabajo normales, horas de trabajo adicionales y requisitos de viaje
Horas de trabajo normales, horas de trabajo adicionales y requisitos de viaje
Este es un horario de trabajo de tiempo completo que varía entre las 7:00 a.m. y las 7:00 p.m., de lunes a viernes, con un mínimo de 40 horas por semana. Este puesto puede requerir más horas y es posible que se necesite flexibilidad en el horario según las necesidades comerciales.
Compensación: $18.00 - $22.00 por hora
Imagínese aquí cumpliendo su potencial.
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